はるやま商事が法人向け請求書発行業務の作業時間を7割削減したデジタル化施策とは

紳士服販売のはるやま商事は9月9日、企業間の商取引をデジタル化するクラウドサービス「BtoBプラットフォーム」を提供するインフォマートと連携し、クラウド請求書発行システム「BP Storage for 請求書 発行」を導入したと発表した。法人向け請求書発行業務をデジタル化し、これまで月10時間かかっていた作業時間を3時間に短縮、作業時間を70％削減した。

はるやま商事は、ビジネスウェアを中心に全国で店舗を展開し、事業の主軸は個人向け販売。一方、企業の制服に関する大口案件や小ロット注文など、法人取引も手がけており、これに伴う請求書発行業務が月間約130件発生していたという。

これまで請求書発行業務は、手差し印刷や封入、郵送などの手作業が中心だった。請求書の発送までに時間がかかるほか、郵送によるタイムラグから取引先からの問い合わせ対応が発生。また、承認業務が管理者に集中し、ガバナンス面でも負担が生じていた。

こうした課題に対し、はるやま商事は「BP Storage for 請求書 発行」を導入。約2000人規模の従業員が利用する既存の店舗システムを変更せずに導入できる柔軟性に加え、処理件数に応じた料金体系、個別フォーマットへの対応力を評価したという。

導入効果は、作業時間の大幅な削減に表れた。月10時間を要していた請求書発行業務を3時間まで短縮し、作業時間を70％削減。請求書送付メールのCC・BCC機能を活用することで、店舗と取引先との間での請求書共有も円滑になった。

さらに、承認フローをデジタル化。内部統制の強化と二重チェック体制の構築を実現し、経理業務の脱属人化にもつながったとしている。

「BP Storage for 請求書 発行」は、請求書の発行に加え、売上計上や入金消込、督促、会計システム連携など、請求業務に関わる一連の作業を自動化できるサービス。請求書や納品書などのレイアウトを柔軟に設定できるほか、メール送付や郵送にも対応する。