「通販生活」のカタログハウス、紙ベースの経理業務を見直して「月次決算の早期化」を実現

「通販生活」のカタログハウスは経理部門の業務効率化に着手し、請求書をメール添付や電子インボイスで受け取る場合は自動で取り込みデータ化する請求書受領システムを導入、月次決算の早期化を実現した。

今回の取り組では、分析に時間を割き、資金管理という重要業務を担う経理だからこそできる「経営への提言」をめざそうという目標を設定している。

紙ベースでの業務フロー、属人的で複雑な科目体系の見直しから着手した。従来の請求書業務は、月末までに各拠点や部署に届いた請求書を、翌月10日までに経理に送り、内容を精査したら会計ソフトに入力するフローだった。全社分まとめて処理するため、経理に届いてからの作業ボリュームが大きく、取りまとめめに時間がかかっていた。

後送の請求書が発生すると、毎月10日から会計ソフトへの入力をスタートできなくなり、最終的な月次決算が締まるのが翌月下旬、または翌々月初になってしまうことがあった。各部署や拠点では紙の原本を経理に送るのため、原本発送前に控えを保存しておくといった作業も発生していた。

請求書受領システムを導入したことで、振り込みデータ・仕訳けデータの自動生成、24時間365日送金ができる「pring法人送金」での振込情報連携、スキャンサービス利用で、月あたりの作業時間は20時間を削減した。遠方拠点で受け取った請求書はメールで取り込む機能を使用、各拠点の複合機でスキャンするだけでアップロードできるようになった。なお。アップロードした請求書は、クラウド上で検索でき、都度コピーをする必要がない。

データ化した情報は経理が画面上で確認、承認を回すと仕訳データと振り込みデータを自動生成するる。入力やコピーといった作業がなくなり、作業時間の削減につながっている。

カタログハウスが導入したのは、Deepworkの振込・仕訳データを生成し経理の支払・計上業務を自動化するクラウドサービス「invox受取請求書」。