業務の「見える化」していますか？ 作業分解＆各スタッフに適した割り振りで組織を上手に動かそう【ネッ担まとめ】

板長は店長、ベテランは社員、新入りは新人・ベテランアルバイト・アルバイト、という風に分けてみると、EC事業者であればわかりやすいかもしれません。それぞれの人たちが各パートを進めるという方法で、板前が皿洗いや下ごしらえをしていたらどうでしょう？ 生産性が一気に下がってしまいます。

サラリーマン時代に、競合の仲の良いお店のスタッフと「自分たちは、暇ではないけれど『暇』と言える時間がないとダメだね」とよく話していました。ただこれはサボっているわけではなく、現場全体を見て状況を把握しつつ、次の一手を考えたり情報収集をしたりするということです。

切羽詰まっていると、目先の施策は考えられても、未来の施策には目が行きにくいですからね。また、トップがプレイヤーになりすぎると、現場の1人ひとりを見ることが疎かになってしまいます。そしてその弊害はゆっくりと静かにやってきます。

中小企業にとって非常に重要なことは「OJT」だと思っています。多少のレクチャーなどは必要ですが、「OJT」を抜きに考えることはできません。皆さんそもそも時間がないですからね。そのためには、まず採用に目を向けることが大事だと考えていますが、その話をすると元も子もないので、現状いるスタッフの得意・不得意を把握することが大事だと思っています。まずはしっかり現状を分析して、そこから割り振る。前職ではかなり作業を分解して、それを分担して進めていました。

それだけでモチベーションを維持することは難しいかもしれませんが、見えている部分だけでもしっかりコミュニケーションを取って配置するということは、生産性の向上も含めて非常に大事なことですね。また、「見える化」することで「誰の作業が今止まってしまっているのか」などを、全員がしっかり管理することができます。

結局「やるかやらないか」という結論になってしまいますが、今がパツパツでも未来のための投資として、業務分担の部分にしっかりとメスを入れる。まずは、発案者が見えている範囲の作業一覧をざっくりと作成しても良いかもしれません。「見える化」することで、業務効率の改善、リスク回避などさまざまなメリットが得られます。

10年以上前、私が前職で行った業務の洗い出しと業務の効率化は2：8の法則で行っており、「人依存・リスクや責任の伴う仕事を2、誰でも行える作業まで落とし込むことを8にする」という目標で業務を分けていました。

「今すぐ」とは言いませんが、ぜひ実践してほしいことです。ただ皆さんも忙しいと思いますし、「どこでそんな時間を作るんだよ」と思うかもしれません。ですが、どこかで思い切って業務の「見える化」と再振分をしてみてください。少しずつメモ程度で良いので、今日から業務の洗い出しを始めてみても良いかもしれません。

今までは車での移動しかなかったけれど、遂にJR網を使った配送サービスが開始？ 個人でも使えるとのことで、使い方によっては色々と変わりそうですね。

オンラインでのお買い物の決め手について。一部の内容に関してはしっかり商品ページ内に記載することで、CVR向上にもつなげられますね。

珍しい「RPP」の記事。私も日々「RPP」を運用していますが、基礎的な運用の周期や考え方を押さえたい人、運用している人も読んでみてください。

2025年1月の振り返り記事でも書きましたが、中小企業は「今だからこそ導入」という施策が重要になり、それが増えてくるのかなと思います。感覚的にはコロナ前に流行ったキーワードが時間をかけて啓発期（ハイプ・サイクルの周期）になった気がしますね。

「au PAY」と一緒になったと思ったら、次はEC事業の参入。EC事業者としては「大手参入は……」とはいうものの、「セブンイレブン」の撤退を思い出したり。今後の動きが気になりますね。

郵政から出た法人向けの新しい配送方法。元々こういった形状の出荷自体は見たことがあったけれど、ルールを決めて事業者向けに正式にリリース、といった形でしょうか。

いつからかは定かではありませんが、ほとんどのことでこの「パレートの法則」を意識しているなぁと、この記事を書きながら思ったので、今回はこのキーワードをピックアップしました。

業務のなかで売り上げに直結する重要な仕事というのは、2割くらいだと思っています。ブランディング、マーケティング、施策、業務改善などです。驚くかもしれませんが、前職では1本のメルマガ経由で最大100万円を売り上げた業務がありましたが、それほど重要なメルマガもパートさんが書いていました。重要ではあるけれど、自分ではなくても大丈夫なことは意外とあります。

また、別の視点から見ても良いと思います。仕事が切迫している時にこの法則を使うと、案外仕事がはかどることがあります。忙しい時ほど作業内容や工数などで判断するのではなく、売り上げに直接的につながる2割の業務を優先的に進めてください。その選択をすることで、心が多少落ち着くかもしれません。

今回は最初から最後まで業務のお話でしたが、いかがだったでしょうか？ 次回はもう少し緩い感じでいこうかしら。