「受注管理」に潜む落とし穴。当たり前だと思っていた作業が実はムダだった？

50％ものEC事業者様が陥っている可能性があるというのも、約半数のEC事業者様で商品マスタが統一できていないという事が原因になっています。商品マスタとは、商品番号や、商品名、標準売価などの商品についての詳細が入っているものを指しますが、例えば自社ECの他、モール等も多店舗展開していると、この商品情報の設定が店舗ごとにバラバラに行われているため、同じ商品でも商品マスタがバラバラに設定されていることが多いのです。

なぜこのような事になるのかというと、多くのEC事業者様が立ち上げ当初は１店舗からスタートして、会社の成長に伴い徐々に多店舗展開を行っていきます。その度に店舗責任者を据えて責任者毎に店舗運営を行っていくことになるのですが、その際、更に将来のことを見越して商品マスタを統一できていれば良いのですが、扱い商品の違いや新規店舗のオペレーションの都合上、どうしても商品マスタがバラバラに設定されてしまうのです。

店舗をそれぞれ運営していく上では特に弊害がないように見えますが、ある程度の店舗数と売上規模になってくると、当たり前だと思って気がつかない間に思わぬ無駄が発生してしまうようになるのです。

商品マスタが統一されていないことにより発生する無駄

例えば、A店舗とB店舗から同じ商品を受注した際に倉庫側に発送処理をかけるのですが、商品マスタがバラバラだと倉庫側で混乱が発生してしまうため、B店舗側がA店舗側で使っている商品マスタに手動で書き換えを行ってから発送処理を行うようになってきます。規模が小さく、２店舗程度であればそれでもマンパワーで何とかなってしまうため、いずれそれが「当たり前」の状態になっていきます。

しかし、会社が成長して一日の受注数が上がってくると、気付けばB店の店長は一日の仕事量のおよそ８割をこの発送処理の書き換えに追われるようになってしまうのです。さらに並行して３店舗目、４店舗目と展開を行っていくと気がつけば同じように仕事の８割が発送処理の書き換えに追われる店長が必要となり、人件費をあっという間に圧迫してしまうのです。複数の店舗を展開する頃には取扱アイテム数も膨大になり、今から商品マスタを統一しようとしても、とても現実的ではなく仕方なくその状態を続けてしまっている事業者様が多く、しかもそれが当たり前化してしまっているのです。

倉庫業務を委託する場合の危険性

内製化している場合は担当者の商品知識でなんとかなりますが、委託している場合には事故になる場合も考えられます。倉庫側では「商品番号」「JAN」を商品を特定するキーにしています。これがないと入荷した商品を特定出来ず在庫を計上出来ない、在庫が計上出来ていないから、出荷出来ないという事に繋がります。

商品マスタを整備する事、つまり「商品番号」「商品名」「JAN」を商品に持たせる事は倉庫業務を外部委託する場合は必須となります。ECのバックヤードの基本業務は在庫を計上し、オーダー毎に正確な引当を行う事です。これが出来ない状態では、事故防止も品質向上も対策が出来ないと言って良いでしょう。

受注管理システムを導入する事は上記の問題を解決する事につながります。各モールの商品番号を統一して在庫連携を行う、納品書を出力する、委託先に指示を出す（csv出力など）など、商品マスタに起因するバックヤードの問題を解決する事につながります。

また、これまで店舗数分の人間が必要だった多店舗での受注処理が、一人でも十分回せるようになります。そのため、マーケティングに集中できるリソースに人材を回すことができるようになったり、人件費を抑えることにも繋がるのです。さらに、商品がカートに入ってから倉庫側への発注処理が自動で瞬時に行われるようになるため、これまで当たり前だった人の手作業待ちによるロスタイムを大幅にカットすることができ、受注から配送に至るスピードを大幅にアップすることも可能になります。

しかし、システムを導入して上記のような多くのメリットを享受するためには、カートから物流に至るまでの一連のノウハウが必要で、システムを導入しても結果的に手作業が増えてしまったり、想定外のコストが発生してしまうようなケースも散見されます。規模が大きくなり始め、目の前の作業に押しつぶされそうになる前に、プロに相談の上システム導入の検討を始めることをオススメします。